Blog | 3 min read

5 tips om je ledenlijst optimaal te beheren

We komen dagelijks in contact met verschillende soorten organisaties: beroepsorganisaties, netwerkorganisaties, vzw's, politieke partijen. Van klein tot heel groot.

Velen onder hen zijn op zoek naar hoe ze hun ledengegevens optimaal kunnen structureren. Ze willen niet alleen deze gegevens bijhouden op één centrale plaats, maar ook op een vlotte manier kunnen communiceren met hen en bovendien demografische analyses kunnen maken.

Het eerste wat ik hierbij altijd doe is de ledenlijst overlopen. Je hebt namelijk al een database met gegevens opgebouwd. Het is echter minstens even belangrijk om ervoor te zorgen dat deze goudmijn aan data goed onderhouden en benut wordt.

Hieronder geef ik je 5 handige tips die ik meegeef aan prospecten en klanten.

Segmenteer je gegevens in doelgroepen

Deel je gegevens op in verschillende relevante segmenten of doelgroepen.

Zo kan je bijvoorbeeld segmenten aanmaken in je ledenlijst op basis van hun leeftijd, interesses, regio, werk... Kortom, ga op zoek naar de parameters die je relevante demografische inzichten bieden.

Door te segmenteren is het een stuk gemakkelijker om mensen terug te vinden en vervolgens gericht en relevant te communiceren met hen. Bovendien kan je zo meten hoe goed een segment afgestemd is op je eigen doelstellingen.

Verrijk je database met meer dan alleen persoonlijke gegevens

Hoe dan ook, als organisatie ben je meestal wel in staat om de persoonlijke gegevens van je leden te kunnen bemachtigen. Onderschat de waarde echter niet van andere gegevens zoals interesses, werk of specifieke data voor de werking van jouw organisatie.

Verzamel daarom alle nuttige gegevens die je kan krijgen van je leden. Dit zorgt ervoor dat je verschillende segmenten kan opbouwen, hen een verjaardagsmail kan sturen of je leden in het algemeen beter leert kennen. Je kan je werking dan hierop afstemmen en doelgerichte activiteiten en workshops organiseren.

Doe een maandelijkse schoonmaak

Nee, geen schoonmaak van je bureau... Een schoonmaak van je contactgegevens! Door maandelijks eens doorheen alle gegevens van je leden te scrollen krijg je een beter overzicht van hen, maar kan je eventueel ook overbodige leden archiveren.

Centraliseer je ledenlijst

Velen van de organisaties waar ik langs ga maken nog gebruik van verschillende Excel-lijsten of een Access-database. "Beste Bill Gates, je hebt topprogramma's op de markt gebracht, maar anno 2018 werd het toch eens tijd om alles online te plaatsen..."

Door gebruik te maken van een online tool kan je overal waar je bent en op eender welk toestel je ledenlijst beheren. Daarnaast zorgt dit ervoor dat je gemakkelijk met meerdere mensen in dezelfde ledenlijst kan werken en deze steeds up-to-date blijft.

Gegevens verwijderen of archiveren?

Leden komen en leden gaan, zelfs bij de beste organisaties is dit het geval. Maar leden komen ook terug...

Denk dus na alvorens je belangrijke gegevens van je leden uit je database verwijdert. Soms is het interessant om deze eerst te archiveren, ergens aan de kant schuiven voor enkele jaren alvorens ze definitief te verwijderen. Dit zorgt ervoor dat als een lid terugkomt, dat je nog heel wat informatie hebt van vroeger.

Peepl is de online tool die je organisatie vooruit helpt

Met Peepl voorzien we een online tool voor ledenadministratie die je toegang geeft tot je gegevens, waar je ook bent. Op een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke manier verzamel je alle gegevens in een ledenlijst en kan je op een moderne manier communiceren met hen (via e-mail, sms of mobiele app).

Daarnaast beschikt Peepl over een uitgebreide activiteitenmodule die je ondersteunt bij het organiseren van een activiteit of event en de bijhorende communicatie hieromtrent.

Klinkt dit interessant in de oren? Wil je ook efficiënter te werk gaan?
Laat dan je gegevens hier achter of ontdek de mogelijkheden van Peepl op onze website.

Related stories